Как правильно написать отчет о проделанной работе пример

Содержание
  1. Как делать красивые и понятные клиентам отчеты
  2. Зачем нужны отчеты
  3. Почему отчеты — это сложно
  4. Как оформлять и отправлять отчет клиентам и руководству
  5. 1. Используйте специальные программы для презентаций
  6. 2. Работайте с шаблонами
  7. 3. Внимательно проверяйте тексты на ошибки
  8. 4. Используйте все возможности Excel
  9. 5. Собирайте данные с помощью сервисов
  10. Как написать отчёт о проделанной работе: пример, цели, как правильно составлять
  11. Цель отчета о проделанной работе
  12. Структура отчета
  13. Самые важные требования к составлению отчета
  14. Как правильно написать отчет о проделанной работе
  15. Как правильно написать отчёт о проделанной работе, пример для новичков
  16. Зачем нужен отчет о проделанной работе
  17. Все об отчетах читайте в электронном журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»
  18. Узнайте, как составить отчет, на сайте «PRO-Делопроизводство»
  19. Оформление отчета
  20. Как написать отчет: пошаговая инструкция
  21. Как составить отчет о проделанной работе
  22. Отчеты в различных предприятиях
  23. За различные периоды времени
  24. Для профессий
  25. Отчет о проделанной работе: образец :
  26. Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе
  27. Пример написания отчета о проделанной работе
  28. Оформление авансового отчета
  29. Отчет о командировке для руководства компании
  30. отчета о командировке
  31. Пример отчета о командировке
  32. Примеры отчетов о проделанной работе. Как составить отчет
  33. Кому это нужно
  34. Что писать
  35. Цели отчетов
  36. Структура документа
  37. Стилистика
  38. Оценка результатов
  39. От проблемы к решению
  40. Представление количественных показателей

Как делать красивые и понятные клиентам отчеты

Как правильно написать отчет о проделанной работе пример

Валентина Евтюхина, специалист по digital-коммуникациям City Life и автор Телеграм-канала Digital Eva, написала для блога Нетологии колонку о том, как правильно оформить отчет, чтобы тот был без проблем понятен клиенту.

С регулярными отчетами для клиентов знакомы специалисты на фрилансе и в агентствах — если вы работаете над проектом клиента или занимаетесь маркетингом внутри компании, отчеты — неотъемлемая часть операционных дел.

Программа обучения: «Excel: инструменты работы с данными для маркетологов и аналитиков»

Зачем нужны отчеты

Отчет формирует общую картину за период работы. Некоторые специалисты ограничиваются письмами с повесткой дня или итогами месяца, но этого недостаточно.

Например, прошел месяц, вы занимались продвижением в социальных сетях или работой с сайтом, и вам кажется, что работы проделано много, и она выполнена хорошо. Но люди со стороны, например, клиенты или директор, видят это совсем иначе.

Для них эффективность измеряется показателями, которые лежат на поверхности — клики, показы, переходы.

Данные, которые доступны вам, часто остаются недосягаемыми для остальных участников проекта.

И тут на помощь приходят отчеты, которые не только собирают воедино результат работы, но и показывают, как происходил процесс решения поставленных задач и какие маркетинговые инструменты были задействованы.

Почему отчеты — это сложно

Составление показательных отчетов — сложный процесс, потому что нет единого сервиса для работы с аналитикой: для каждой задачи приходится выгружать данные из разных систем, будь то рекламный кабинет Яндекс.Директа, отчеты в Яндекс.Метрике или Google Analytics.

При этом в каждой системе перед выгрузкой данных надо задействовать правильные фильтры, сделать скриншоты, проработать таблицы в Excel и адаптировать их таким образом, чтобы было клиенту с первого взгляда было понятно, где искать нужные показатели и на какие столбцы обращать особое внимание.

Подобная работа требует от нескольких часов до нескольких дней. Если мы говорим о масштабных проектах, то ручной сбор информации может занимать львиную долю рабочего времени, которое лучше потратить на сам проект.

С другой стороны, современные технологии, например, BI, позволяют внедрять автоматизированные системы веб-аналитики в работу любого отдела или целого проекта. Проблема в том, что на их написание, тестирование и релиз уходит большое количество времени и человекоресурсов.

Например, в этой статье можно почитать, как целая команда за 5 месяцев (!) создала BI-продукт для Netpeak.

В его возможности входила аналитика исключительно контекстной рекламы, когда на деле клиенту чаще всего требуется отчетность по всем источникам и рекламным кампаниям, и контекстная реклама является лишь сотой долей от общего объема работ.

Можно, конечно, ограничиться автоматизированной выгрузкой из общедоступных систем аналитики и отправить ее клиенту, но для него это будет как послание на иностранном языке, который плохо знаешь — что-то будет понятно, но многое потребует дополнительных объяснений.

Как оформлять и отправлять отчет клиентам и руководству

Хуже неструктурированного отчета может быть только красивый отчет без пояснительных блоков.

Часто у клиентов нет возможности вникать в подробности или нет времени посмотреть отчет именно сейчас, а это может сказаться на оплате счета и дальнейшем сотрудничестве. Поэтому рекомендую добавлять к отчету текстовые блоки с пояснением графиков и цифр, которые помогут клиенту быстро сориентироваться в ситуации.

В пояснения обычно входят описания метрик или иных показателей, а также краткие комментарии по каждому или нескольким блокам.

Пример разбора метрик в отчете

Также не поленитесь составить сопроводительное письмо к отчету, в котором кратко изложите методы, инструменты, цели и результаты за период. Тогда клиент еще до детального знакомства с отчетом поймет, что все в порядке — команда работает и результаты есть.

За основу для сопроводительного письма можно взять выводы из отчета и самые важные комментарии к блокам. Но заменять отчет письмом все же не стоит, даже если ваши отчеты не читают, их все равно хранят: например, маркетолог может отчитываться перед руководством на основании ваших отчетов.

1. Используйте специальные программы для презентаций

Самая популярная программа — PowerPoint. Она позволяет создавать серии слайдов с текстовыми и визуальными блоками, добавлять логотип компании, использовать различные шрифты и цветовые решения.

Google Презентации — самый популярный из облачных сервисов, доступен на любом устройстве, прост и удобен в использовании. Есть возможность совместной работы над презентацией в онлайн-режиме; большой выбор шаблонов и фирменные шрифты.

Для пользователей iOS-устройств есть Keynote — приложение для создания презентаций в заранее выбранном шаблоне. Можно выбрать фон, нестандартное расположение объектов, использовать собственные шаблоны, сохранять презентации в формате PDF или pptx.

2. Работайте с шаблонами

Красивый, приятный глазу отчет можно создать без помощи дизайнера, просто выбрав подходящий шаблон для презентации. Например, на сайте slidescarnival.com есть бесплатные шаблоны по самым разным темам — коммерческие, технологические и креативные команды найдут для своих презентаций подходящий вариант. Эти шаблоны можно использовать как в Google Презентациях, так и в Power Point.

В Keynote есть масса встроенных шаблонов: для магазинов, дизайнеров, выставок, редакций, музыкантов и технологичных компаний.

3. Внимательно проверяйте тексты на ошибки

Готовя отчет для клиента, убедитесь, что не допустили ошибок не только в расчетах, но и в тексте. Грамотная письменная речь — показатель профессионализма и серьезного отношения к делу.

Будет неприятно, если клиент заметит элементарные ошибки в словах: это покажет ваше халатное отношение к составлению отчета и работе в целом.

В случае если нет возможности нанять корректора, пользуйтесь сервисами, которые могут его заменить.

Орфограммка — веб-сервис проверки правописания. Достаточно вставить фрагмент текста в специальное окно и нажать кнопку «Проверить», и все стилистические и грамматические ошибки подсветятся соответствующим цветом. Вам останется только переписать текст на основе рекомендаций сервиса.

Главред помогает сделать текст максимально информативным и понятным.

4. Используйте все возможности Excel

Если отчет требует добавления выгрузки в Excel, постарайтесь максимально снизить уровень ручной обработки данных в таблицах, доверив это формулам.

Используйте функцию автоматического выделения цветом большого объема цифр, чтобы клиенту визуально было удобно ориентироваться в данных.

Вот тут подробно описано, как создать диаграмму Ганта в Google Таблицах, которая позволит визуализировать количество затраченных ресурсов на проект или отдельный процесс в рамках проекта. А вот в этом видео подробно показано создание круговых диаграмм на основе данных из таблицы.

5. Собирайте данные с помощью сервисов

Маркетологи используют множество сервисов для анализа и прогнозирования, поэтому во время составления отчета им приходится собирать данные вручную из каждой рекламной системы и форматировать их под единый стиль презентации.

Чтобы ускорить этот процесс, рекомендуем пользоваться сервисами, собирающими аналитику из разных систем — рекламных кабинетов в социальных сетях, Google Analytics и Яндекс.Метрики.

Подключив системы к одному сайту, вы получаете единый отчет нажатием одной кнопки.

reportkey — сервис для маркетологов, smm-менеджеров и seo-специалистов, который собирает данные из рекламных кабинетов социальных сетей, счетчиков аналитики и сторонних систем в удобные отчеты. Доступна интеграция с Яндекс.Метрикой и Google Analytics, выгрузка данных из рекламных кабинетов ВКонтакте и , а также из Instagram (если реклама запущена через кабинет ), SEOlib, Allpositions и Топвизора.

Improvado — сервис для сбора данных из пятидесяти различных аналитических платформ и социальных сетей, с визуализацией и возможностью адаптировать сервис под себя.

ReportGarden — сервис для составления отчетов с интеграцией самых разных платформ, включая почтовый сервис MailChimp, данные Google Analytics и выгрузки статистики из социальных сетей.

Google data studio — простой инструмент для работы со сквозной аналитикой, который позволяет решать простейшие задачи по анализу и визуализации данных.

Работает только с шестью источниками информации: AdWords API, Attribution 360, BigQuery, Google Analytics, Google Sheets, Analytics.

Читать еще: «Как сделать инфографику для статьи: 3 простых способа»

Помните, что основная задача отчета — не запутать клиента, а понятно донести суть работы, обозначить контрольные точки и предложить новые решения на основе данных.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации.

Источник: https://netology.ru/blog/krasivye-otchety

Как написать отчёт о проделанной работе: пример, цели, как правильно составлять

Как правильно написать отчет о проделанной работе пример

Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.

Цель отчета о проделанной работе

Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.

Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.

Любой компании важно знать о результате ее работы

Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.

Конкретные цели отчета о проделанной работе:

  1. Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
  2. Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
  3. Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
  4. Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.

Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.

Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.

Структура отчета

Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.

Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.

Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:

  1. Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
  2. Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
  3. Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.

Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.

Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.

В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.

Самые важные требования к составлению отчета

Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.

В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.

Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.

В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.

Как правильно написать отчет о проделанной работе

У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:

Необходимо сравнить, какие задачи были поставлены и что выполнено

  1. В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
  2. Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.

Источник: https://vyuchit.work/samorazvitie/sekretyi/kak-pravilno-napisat-otchyot-o-prodelannoj-rabote.html

Как правильно написать отчёт о проделанной работе, пример для новичков

Как правильно написать отчет о проделанной работе пример

Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье — образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.

Зачем нужен отчет о проделанной работе

Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет — в этом суть трудового процесса. Факт выполнения задачи фиксируется в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.

Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе?

Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить качество и скорость выполнения задачи сотрудником. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.

Отчет нужен самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет — полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Все об отчетах читайте в электронном журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Единого стандартного образца отчета о проделанной работе не существует. Документ составляется в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач.

Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Этому не учат в школе и редко учат в вузе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.

Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.

Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.

Неудачный вариант

После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь мало загружен работой. Кроме того, текст плохо читается.

Узнайте, как составить отчет, на сайте «PRO-Делопроизводство»

Главной ошибкой рассмотренного документа является отсутствие четкой структуры. Какие элементы отсутствуют?

  • Перечень задач, которые были поставлены на исполнение.
  • Конкретизация выполненных задач.
  • Анализ проделанной работы.
  • Планы на следующий отчетный период.
  • Предложения.

Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.

Подходящий вариант

Рассмотрим пример того, как нужно было составить отчет о проделанной работе.

Отчет о проделанной работе за неделю: образец

Оформление отчета

Если нет иных требований, отчет о проделанной работе оформляется согласно ГОСТу 7.32-2001. ГОСТ регламентирует базовые требования к оформлению отчетного документа. В нем содержатся стандарты, определяющие способ форматирования, тип и кегль шрифта, интервалы, размер полей и т. д. Эксперт журнала «Справочник секретаря» расскажет, как создать отчет с помощью сервиса Sway

Какие могут быть требования к написанию?

Поскольку унифицированных требований к составлению отчетного документа не существует, то все требования к написанию связаны с тем, чтобы улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:

  • используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
  • чередуйте длинные и короткие предложения;
  • разбейте текст таким образом, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
  • оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
  • если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.

Обратите внимание!

Для составления отчета о проделанной работе в командировке используется специальный образец. Это унифицированная форма №Т-10а.

Отчет о проделанной работе иногда составляют в форме таблицы:

Рис. 1. Таблица отчета о проделанной работе: образец

Как написать отчет: пошаговая инструкция

Вывод

Отчет о проделанной работе помогает руководителю оценить качество и скорость выполнения задач сотрудником, а самому сотруднику — увидеть свои успехи и неудачи. Документ составляется в свободной форме, однако есть базовая структура отчета, которую рекомендуем соблюдать: перечень поставленных задач, результаты работы, анализ, предложения и вывод.

Источник:

Как составить отчет о проделанной работе

В деловой практике широко применяется отчетность подчиненных перед руководителем, ведь это помогает поддерживать конкурентоспособность фирмы за счет индивидуальных качеств отдельных работников. Рассмотрим, как правильно написать отчет о проделанной работе, какие типы отчетов бывают и какие из них приходится писать людям разных профессий.

Отчеты в различных предприятиях

На каждом предприятии предусмотрена своя степень отчетности, которая зависит от специфики работы организации, количества сотрудников, величины предприятия и многих других факторов.

Например, составление отчета для сотрудников в детском саду предусмотрено на конец года, т. к. в документе освещаются итоги обучения и воспитания детей за весь учебный год.

Детский сад, как и другие муниципальные образовательные организации, ориентирован на программы обучения, предусмотренные Федеральным государственным образовательным стандартом (ФГОС).

Доклад о проделанной работе в другом муниципальном учреждении, например, в доме культуры, может быть составлен сотрудником за годовой период работы, за квартал, месяц и даже за отдельно проведенное мероприятие. В нем сотрудник указывает развернутую характеристику учреждения, которая даст определение последующему содержанию отчета, описывает успехи организации и ориентированность на будущие мероприятия.

Документ может быть составлен сотрудником в свободной форме с соблюдением минимальных требований к оформлению. Однако к составлению любого документа следует подходить максимально ответственно, т. к. некоторые предприятия требуют строгую форму подотчетности для соблюдения регламента в бухгалтерии. Лучше всего при составлении отчета пользоваться образцом.

Например, отчет сотрудника Совета ветеранов (добровольного общественного объединения), в первую очередь, должен включать в себя информацию об организации и количестве членов объединения (желательно указать заслуги ветеранов, объединив их в большие группы).

В конце следует рассказать о достигнутых успехах и сделать общий вывод.

При составлении отчетов нельзя забывать, что в любых докладах о проделанной работе внимание уделяется не только положительным сторонам деятельности, но и отрицательным тоже. Обусловлено это тем, что знание неудач организации или отдельных работников и поиск способа решения проблем поможет скорректировать деятельность учреждения, сделав его работу более эффективной.

За различные периоды времени

Различают 4 типа отчетов по временному периоду:

  1. Ежедневный отчет.
  2. Еженедельный отчет.
  3. Ежемесячный или квартальный отчет.
  4. Годовой отчет.

Для составления ежедневного отчета лучше всего подходит формат таблицы или бланка, в котором необходимо заполнить пустые поля.

Чем меньше будет этих полей, тем лучше, потому что ежедневное заполнение одного и того же документа может отнимать у сотрудников много времени, а такая возможность есть у сотрудников не всех специальностей.

Данный тип отчетности является востребованным для профессий, требующих выполнения ежедневного плана (продавец, кассир, грузчик, перевозчик, менеджер и т. д.).

В этом случае система, предусматривающая заполнение небольших бланков, теряет свой смысл.

При составлении сотрудником доклада о проведенной работе следует уделить больше внимания каждому этапу, потому что отчет за неделю или за месяц должен содержать в себе все нюансы труда, необходимые для анализа деятельности предприятия и каждого сотрудника в отдельности.

Эта форма составления подходит для строителей, бухгалтеров, управляющих и т. д.

Годовая и квартальная отчетность, в отличие от еженедельной, не предполагает анализ каждого шага. Годовой отчет призван выполнить общий анализ проделанной работы. В документе сравниваются результат и план, выдвигаются предложения относительно того, как повысить эффективность труда.

Данный тип отчетности предусмотрен преимущественно для сотрудников образовательных учреждений. Например, воспитатели обязаны составлять отчет о проделанной работе за год в средней группе в соответствии с планом обучения. Однако годовая отчетность существует на всех типах предприятий, т. к. это способствует развитию бизнеса.

Для профессий

Сотрудник дошкольного образовательного учреждения, взаимодействующий с детьми, составляет готовой отчет, в котором подводит итоги учебного года и проводит анализ освоения детьми программы ФГОС. План отчета воспитателя о проделанной работе:

  • название документа и период отчетности;
  • описание деятельности (в свободной форме);
  • цели и задачи, предусмотренные положением;
  • описание проделанной работы, включающей в себя методы обучения и достигнутые результаты (в свободной форме);
  • подведение итогов;
  • планы на период, следующий за отчетным.

Для депутатов содержание доклада о проделанной работе зависит, прежде всего, от направленности деятельности сотрудника Госдумы.

В соответствии с этим формируется состав сведений, которые содержит документ, и его объем, соответственно, зависит от типа отчета. Доклад может быть составлен в любой форме. Общее содержание годового или квартального отчета депутата включает в себя следующие пункты:

  • название, максимально полно раскрывающее содержание документа;
  • перечень профессиональных обязанностей;
  • документы, в соответствии с которыми осуществляется профессиональная деятельность;
  • список проведенных работ (мероприятий);
  • подробный анализ наиболее приоритетных направлений деятельности;
  • подведение итогов;
  • планы на период, следующий за отчетным.

Для таких профессий, как художественный или музыкальный руководитель, отчетность может носить самый разный характер, т. к. это зависит от организации, в которой работает данный сотрудник.

Если это государственное образовательное учреждение, то доклады будут преимущественно годовыми или квартальными.

Если с сотрудником был заключен временный трудовой договор, то, скорее всего, наниматель потребует от него отчет за проведение одного мероприятия или еженедельную отчетность с примерным содержанием:

  • название, включающее в себя период деятельности;
  • цели и задачи на указанный период;
  • описание проведенных работ (в свободной форме);
  • анализ достижений;
  • предложения по улучшению условий труда.

Для офисных профессий, таких как секретарь или бухгалтер, чаще всего руководителями предусмотрена еженедельная, квартальная и иногда ежедневная отчетность ввиду сложности выполнения должностных обязанностей.

При написании отчета необходимо руководствоваться должностными инструкциями, которые составляет работодатель. Если инструкции нет, то перечень должностных обязанностей можно найти в трудовом договоре.

Людям, занимающим такие должности, как менеджер по персоналу, подойдет формат ежедневной отчетности, т. к. данная профессия предполагает выполнение ежедневного плана, составляемого непосредственно начальством. В качестве формы отчетности следует выбрать бланк с заполняемыми полями, где указываются:

  • запланированный объем работ на текущий день;
  • информация о выполненной работе;
  • причины невыполнения плана;
  • причины перевыполнения плана;
  • ФИО ответственного лица;
  • дата и подпись сотрудника организации.

Отчет сотрудника, связанного со сферой медицинской (старшей медсестры, врача, заведующего отделением и т. д.), чаще всего является квартальным или годовым и имеет формальное значение с примерным содержанием:

  • название, содержащее в себе наименование профессии составителя;
  • характеристика составителя;
  • характеристика учреждения;
  • характеристика отделения, в котором работает сотрудник;
  • перечень профессиональных обязанностей;
  • документы, в соответствии с которыми осуществляется профессиональная деятельность;
  • структура деятельности;
  • показатели отделения (желательно использовать формат таблицы);
  • повышение квалификации;
  • подведение итогов;
  • предложения по улучшению условий труда.

Документ чаще составляется в свободной форме за исключением тех пунктов, где требуется указать табличные данные.

Источник:

Отчет о проделанной работе: образец :

Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе. Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства.

В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению.

Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе

Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой. В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.

Источник: https://7span.ru/psihologiya/kak-pravilno-napisat-otchyot-o-prodelannoj-rabote-primer-dlya-novichkov.html

Пример написания отчета о проделанной работе

Как правильно написать отчет о проделанной работе пример

В настоящее время законодательство предусматривает только один обязательный вид отчета по командировке — авансовый. Он нужен для списания выданных работнику на командировку средств. В нем работник отчитывается о своих тратах во время поездки. Если его расходы больше полученного аванса, работнику доплачивают за командировку, если меньше он должен их вернуть.

В командировочные расходы включают:

  1. Суточные — этот вид расхода установлен нормативными актами и имеет фиксированную величину для поездок по территории РФ или за границу.
  2. Расходы на проезд — включают покупку билетов до места назначения и для возвращения обратно к месту работы, оплату расходов на поездку на автомобиле, принадлежащем командированному работнику (покупка бензина, страховки при выезде за границу).
  3. Расходы на проживание — оплата гостиницы или найма жилья.
  4. Представительские расходы — сюда входят оплата сувенирной продукции, необходимые затраты на представление интересов компании.
  5. Иные расходы — оплата других видов расходов, связанных с командировкой, например, при выезде за пределы России это может быть оплата виз, страховок, получения необходимых разрешительных документов и т. д.

Затраты на проезд и проживание необходимо подтверждать документарно.

Без первичных документов бухгалтерия не примет авансовый отчет и не возместит работнику расходы. Поэтому необходимо сохранять различные билеты, чеки, договоры аренды и т. д.

Второй вид отчета, который может потребоваться от работника — отчет о выполнении задания на командировку.

В этом документе сотрудник отчитывается о решении поставленных в приказе или служебном задании задач на поездку.

Такой отчет о командировке содержит результаты служебной поездки, а в случае невыполнения или частичного выполнения целей — указание причин, которые помешали выполнить поручение.

К нему также прикладывают различные документы или их копии, которые подтверждают выполнение поручения. Однако они в большинстве своем не являются финансовыми. Это заключенные в ходе поездки договора, полученные сертификаты или дипломы, акты и т. д.

Оформлять отчет о командировке нужно только в том случае, если его наличие обусловлено внутренними нормативными документами компании.

В случае невыполнения задания этот документ может стать основанием для назначения еще одной служебной поездки или решения вопроса о наказании сотрудника, если командировка прошла неудачно по его вине.

Сроки обоих отчетов о командировке могут быть разными. Для авансового отчета срок составляет три рабочих дня после возвращения из поездки.

Отчет о выполнении служебного задания может также предоставляться в течение трех дней, но у нанимателя есть возможность установить другие временные рамки для него.

Максимальный срок на заполнение и сдачу руководителю этого вида отчета не должен превышать месяца с даты окончания поездки.

Оформление авансового отчета

Существует утвержденная форма авансового отчета АО-1 (постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Она состоит из двух частей. В первой части содержится:

  • название компании, ее ОКПО;
  • название самого документа (авансовый отчет);
  • дата составления и регистрационный номер этого документа;
  • утверждающая надпись с указанием должности руководителя, его подписью и датой утверждения;
  • данные командированного сотрудника (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, табельный номер);
  • сведения о полученном авансе (его размер и способ выплаты работнику);
  • общая сумма фактического расхода средств;
  • количество приложений;
  • подписи бухгалтера, проверившего и принявшего отчет, и главного бухгалтера;
  • сведения о возврате неизрасходованных средств или доплате командированному сотруднику.

На оборотной стороне работник, заполняющий авансовый отчет указывает каждую израсходованную сумму и сведения о документе ее подтверждающем.

В конце отчета сотрудник, вернувшийся из командировки, ставит свою подпись.

Все документы по расходам должны быть в оригинале, копии не допустимы.

Если в компании принято составлять отчет о командировке для руководства, второй экземпляр этого документа также необходимо приложить к авансовому отчету.

Отчет о командировке для руководства компании

Такой вид отчета ранее был обязательным, но с 2015 года его использование было отдано на усмотрения руководства или собственника организации. Его форма должна быть утверждена в учетной политике предприятия.

Скачать актуальный для 2018 года образец отчета о командировке.

Кроме описания самой командировки и ее итогов, этот документ также служит подтверждением местонахождения работника в рабочее время и выполнение возложенных на него обязанностей.

Во внутренних документах компании можно также предусмотреть случаи, когда отчет о командировке заполнять нет необходимости.

Например, когда работников направляют для подписания документа от имени компании или получения аттестата, необходимого для продолжения работы. Цель командировки считается выполненной, если сотрудник привез необходимый документ.

В случае невыполнения полностью или частично служебных заданий, помимо отчета о командировке сотруднику необходимо написать докладную записку, в которой изложить причины невыполнения.

По результатам рассмотрения обоих документов, руководство выносит решение о необходимости повторной поездки и степени виновности сотрудника в невыполнении задания.

Если в командировку направлялись несколько сотрудников, то они могут составить как единый отчет о командировке, так и отдельные. В этом случае все будет зависеть от поставленных целей поездки.

Например, работники были направленные для участия в выставке или семинаре, пишут совместный отчет о посещенном мероприятии, а сотрудники, решавшие разные задачи в рамках одной поездки, отчитаться каждый за свою часть — юристы за заключенные договора, а инженеры за монтаж или обследование поставленного оборудования.

Такой документ может быть составлен на бумажном носителе или в электронном виде. При оформлении его на бумаге работник распечатывает два экземпляра документа, один из которых оставляет у себя.

Если на предприятии принята система электронного документооборота и у сотрудников есть электронные подписи, отчет можно составить и направить в электронном виде. Эта форма очень удобна, если в служебную поездку направлялись несколько работников разных подразделений.

После утверждения отчета, его регистрируют, копию прикладывают к авансовому отчету, если это предусмотрено в учетной политике.

отчета о командировке

По возвращении из командировки сотрудник заполняет отчет о выполнении поручений, которые являлись целью поездки. В нем указывают:

  • данные командированного сотрудника;
  • сроки и место командировки;
  • краткое описание поставленных целей и задач;
  • проделанную работу по выполнению поручений;
  • результаты поездки.

В качестве подтверждающих документов для отчета по командировке можно приложить договоры, акты, соглашения, свидетельства, аттестаты и т. д. В самом отчете они указываются перечнем приложений.

Краткое описание целей и задач берут из приказа на командировку или служебного задания, а также документа-обоснования необходимости командирования сотрудника.

В раздел отчета о проделанной работе включают проведенные встречи, этапы работы над заданием.

Например, при проведении обследования поставленного оборудования в рамках гарантийного обслуживания можно описать работы на каждом агрегате или станке.

Результаты поездки содержат информацию об итогах выполнения поставленных поручений, а также различные рекомендации и предложения.

Например, после поездки на международную выставку сотрудник может предложить изменение условий договоров с клиентами организации, чтобы сделать их более выгодными, чем у конкурирующих фирм. Или предложить внедрение более совершенной системы оценки качества продукции, снижения затрат, закупку современного оборудования и т. д.

В этом разделе также можно кратко указать причины неисполнения задания, а полностью оформить их докладной запиской.

Например, сотрудник заболел во время командировки, а продлевать ее срок на время болезни не стали, потому что присутствие сотрудника понадобилось на рабочем месте.

В таком случае в результатах поездки можно указать, что полностью выполнить работы, предусмотренные целями командировки, не удалось по причине больничного листа, а в дальнейшем необходимо направить сотрудника в повторную командировку.

Пример отчета о командировке

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Светплюс»

Инокентьев Р. Д. (подпись)

Отчет о командировке

Сотрудника: заместителя начальника отдела маркетинга Прокофьева А. З.

Источник: https://bcoll.ru/1556-primer-napisaniya-otcheta-o-prodelannoj-rabote/

Примеры отчетов о проделанной работе. Как составить отчет

Как правильно написать отчет о проделанной работе пример

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Кому это нужно

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.

Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач.

Благодаря этому документу отпадет множество вопросов – от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени.

И от исполнителя это не зависит – устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай – он просто ждет, пока выполнится операция.

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление статистической информации и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для оперативных сотрудников. Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай – разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа.

Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью.

Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Цели отчетов

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:

– обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

– подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

– демонстрация эффективной работы руководству;

– получение финансирования на следующий отчетный период;

– получение согласия на развитие направления (идеи);

– обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка – правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения – работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается.

В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в виде диаграмм и графиков, которые облегчат восприятие.

Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Стилистика

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей – это пища для размышлений по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников.

Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела».

Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий отчетный период (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема – причины ее возникновения – постановка задач – решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Представление количественных показателей

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело – разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

Источник: https://FB.ru/article/223049/primeryi-otchetov-o-prodelannoy-rabote-kak-sostavit-otchet

Все о ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: